Segnalazioni Whistleblowing

La normativa, da ultimo il Decreto Legislativo del 10 marzo 2023, n. 24, ha previsto l’istituzione di un canale interno (cd. Whistleblowing) per la segnalazione di eventuali violazioni alle norme che regolano l’attività della Società.

Unione Fiduciaria ha pertanto definito una Politica di Whistleblowing che consente ai soggetti segnalanti – come meglio definiti di seguito – di segnalare le violazioni delle quali sono a conoscenza o che sospettano siano in corso.

1. Chi può segnalare

I soggetti segnalanti sono, nello specifico:

1. i dipendenti: lavoratori a tempo determinato e indeterminato in conformità al CCNL applicabile (impiegati, quadri e dirigenti);
2. le persone in posizione ad essi comparabile: “collaboratori”, per tali intendendosi coloro che agiscono per la Società sulla base di un rapporto di collaborazione che non costituisce un rapporto di lavoro subordinato (a titolo esemplificativo e non esaustivo: stagisti, lavoratori con contratto a progetto, lavoratori somministrati);
3. liberi professionisti, consulenti e, in generale, i fornitori della Società: soggetti che forniscono servizi consulenziali e non, e che nell’ambito od in relazione allo svolgimento dell’attività, potrebbero trovarsi a segnalare comportamenti illeciti;
4. gli azionisti e le persone con funzione di amministrazione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società.

Si precisa che la normativa è applicabile anche:

• alle persone segnalanti qualora segnalino o divulghino informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito di un rapporto di lavoro nel frattempo terminato;
• alle persone segnalanti il cui rapporto di lavoro non è ancora iniziato (es. informazioni riguardanti una violazione acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi delle trattative precontrattuali).

2. Che cosa è possibile segnalare

Costituiscono oggetto della segnalazione le seguenti fattispecie:

1. violazioni di disposizioni nazionali ed europee che consistono in illeciti riguardanti i seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; tutela dell’ambiente; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
2. violazioni di disposizioni europee che consistono in: i) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione; ii) atti ed omissioni riguardanti il mercato interno; iii) atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamati;
3. violazioni di disposizioni nazionali che consistono in: i) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; ii) condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 o violazioni dei modelli organizzativi e gestione. Tali illeciti e condotte non devono rientrare nelle categorie delle violazioni delle disposizioni nazionali ed europee e nelle violazioni delle disposizioni europee.

Per “violazioni” si intendono “comportamenti, atti o omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato”.

La segnalazione non riguarda rivendicazioni o istanze di carattere personale del segnalante, o i rapporti del medesimo con il superiore gerarchico/colleghi.

3. Come fare la segnalazione interna

Il Sistema di Segnalazione di Unione Fiduciaria prevede la possibilità di effettuare segnalazioni attraverso più canali con caratteristiche tecniche diverse per loro natura. Indipendentemente dal canale di segnalazione utilizzato, è garantita nella gestione delle segnalazioni la riservatezza delle stesse.

I canali di segnalazione sono:

A. IN FORMA SCRITTA:

1. Procedura informatica dedicata – servizio COMUNICA WHISTLEBLOWING accessibile tramite apposito link. Essa – date le sue caratteristiche di sicurezza – è canale privilegiato per ogni segnalazione all’Organismo di Vigilanza, in relazione alla commissione di illeciti, di violazioni del modello organizzativo e di gestione o del codice etico della Società;

2. Invio a mezzo posta ordinaria di missiva all’“Organismo di Vigilanza per il tramite del Responsabile del Sistema Whistleblowing” presso “Unione Fiduciaria S.p.A., Via Amedei 4 – 20123 Milano”;

3. Invio a mezzo posta ordinaria di missiva al “Presidente del Consiglio di Amministrazione” presso “Unione Fiduciaria S.p.A., Via Amedei 4 – 20123 Milano” – Ove la segnalazione riguardi i componenti dell’OdV (uno, o più);

4. Portale web ANAC (piattaforma informatica messa a disposizione dall’Autorità Nazionale Anticorruzione – www.anticorruzione.it);

5. Divulgazione pubblica (tramite l’utilizzo dei mass media).

B. IN FORMA ORALE:

6. Registrazione su idoneo dispositivo – procedura informatica dedicata – servizio COMUNICA WHISTLEBLOWING accessibile tramite apposito link;

7. Previa richiesta, colloquio diretto con l’Organismo di Vigilanza. La persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.

Resta ferma la possibilità di utilizzo della ordinaria casella di posta elettronica riservata all’OdV (odv231@unionefiduciaria.it) per ogni comunicazione allo stesso che non abbia carattere di segnalazione.

Per poter ricorrere al canale di segnalazione istituito dall’ANAC devono ricorrere precise condizioni. In particolare, il segnalante può ricorrervi soltanto se:

1. nel suo contesto lavorativo non è prevista l’attivazione del canale interno come obbligatoria o, se prevista, non è stata attivata;
2. la segnalazione non ha avuto seguito;
3. ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse la segnalazione interna, questa non avrebbe seguito o andrebbe incontro a ritorsioni;
4. ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Inoltre, il segnalante ha la facoltà di procedere alla divulgazione pubblica soltanto quando ricorra almeno una delle seguenti condizioni:

1. la persona segnalante abbia previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna a cui non è stato dato riscontro;
2. la persona segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
3. la persona segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto (es. prove occultate o distrutte prove; collusione tra il ricevente la segnalazione e l’autore della violazione).

L’identità del segnalante deve essere indicata nella segnalazione, anche al fine di attivare nei suoi confronti le tutele previste dalla Società: Unione Fiduciaria ritiene le segnalazioni anonime di difficile riscontrabilità e suscettibili di utilizzi impropri, pur riservandosene la valutazione secondo il proprio giudizio.

4. Come la Società gestisce le segnalazioni interne

Unione Fiduciaria individua nell’Organismo di Vigilanza il soggetto Responsabile del sistema interno di segnalazione delle violazioni (“Responsabile WB”), ossia colui che è incaricato di sovraintendere al complessivo funzionamento del sistema di segnalazione e ad assicurarne la continuità operativa.

L’Organismo di Vigilanza è quindi il soggetto preposto all’attività non solo di ricezione, ma anche di analisi e valutazione delle segnalazioni.

Una volta effettuata la segnalazione non anonima, il segnalante riceverà conferma della ricezione entro sette giorni. Ove necessario si attiveranno flussi informativi con il segnalante al fine di approfondire le informazioni contenute nella segnalazione. Il Responsabile WB fornirà riscontro al segnalante relativamente al seguito, dato o che si intende dare alla segnalazione – entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Nello svolgimento delle attività e valutazioni di competenza, il Responsabile WB può avvalersi della collaborazione di ogni unità organizzativa della Società per richiedere informazioni, accertamenti, approfondimenti o pareri; gli obblighi di riservatezza verso il Segnalante e il Segnalato permangono in ogni attività svolta.

Ove la segnalazione riguardi i componenti dell’OdV (uno, o più) la stessa dovrà essere indirizzata dal segnalante al Presidente del Consiglio di Amministrazione, inviando una missiva a mezzo posta: c.a Consiglio di Amministrazione, in persona del Presidente (c/o Presidenza – Unione Fiduciaria Via Amedei 4 20123 Milano).

5. Come la Società tutela il segnalante

I soggetti ai quali si applicano le tutele sono:

1. il “segnalante”, cioè la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo;
2. gli altri soggetti che, pur non avendo effettuato direttamente la segnalazione, sono comunque ritenuti meritevoli di protezione (tra i quali i c.d. “facilitatori”, definiti come le persone fisiche che assistono una persona segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata).

Per espressa previsione del Decreto le medesime garanzie di riservatezza riconosciute alla persona segnalante devono essere assicurate alle persone coinvolte o menzionate nelle segnalazioni fino alla conclusione del procedimento. Al fine di garantire il diritto di difesa di tali soggetti è inoltre prevista la facoltà di essere sentiti, anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

Unione Fiduciaria è impegnata a tenere indenne il soggetto segnalante e gli altri soggetti meritevoli di protezione – come definiti dal Decreto Legislativo del 10 marzo 2023, n. 24 – da ogni condotta ritorsiva, discriminatoria o comunque di svantaggio in conseguenza della segnalazione stessa (a titolo esemplificativo: licenziamento, demansionamento, mobbing, mancata progressione di carriera, trasferimento, ecc …).

La Società garantisce in ogni ambito la riservatezza dell’identità del Segnalante; fanno eccezione i casi in cui la sua comunicazione sia, alternativamente:

• effettuata con il consenso del soggetto Segnalante stesso (consenso espresso);
• richiesta dall’Autorità Giudiziaria.

Al soggetto Segnalante corresponsabile della violazione oggetto di Segnalazione è in ogni caso assicurato, compatibilmente con la normativa applicabile, un trattamento che tenga in debito conto la circostanza dell’avvenuta segnalazione, ciò anche in relazione ai provvedimenti disciplinari eventualmente da adottarsi.

La tutela si applica anche nei casi di segnalazione o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di divulgazione pubblica anonime, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni, nonché nei casi di segnalazione presentata alle istituzioni, agli organi e agli organismi competenti dell’Unione europea, in conformità alle condizioni di cui all’articolo 6 del Decreto.

6. Come la Società tutela il segnalato

Il presunto responsabile della violazione è tutelato da ripercussioni negative derivanti dalla segnalazione nel caso in cui dalla trattazione della stessa non emergano elementi che giustifichino l’adozione di provvedimenti nei suoi confronti. Inoltre, in caso di adozione di provvedimenti nei confronti del responsabile della violazione, questi è tutelato da eventuali effetti negativi ulteriori a quelli direttamente discendenti dai provvedimenti adottati.

Link all’informativa privacy

Titolare del trattamento: Il Titolare del trattamento dei dati è Unione Fiduciaria con sede in Milano, Via Amedei 4 – 20123 Milano

Il Data Protection Officer può essere contattato al seguente indirizzo: dpo@unionefiduciaria.it.

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